MICE - организация и проведение

Давайте остановимся на организации конференций. В наши дни многие развивающиеся компании практикуют организацию конференций в России и за рубежом.   Именно на таких конференциях, в более непринужденной обстановке, решаются многие глобальные вопросы. Также необходимо заметить, что это прекрасная возможность для компаний и их сотрудников заявить о себе,   выявить свои сильные и слабые стороны,  мотивировать на дальнейшие успехи и наладить деловые контакты.

Для успешного проведения конференции необходимо учитывать множество факторов и при ее подготовке,  очень важно контролировать весь процесс до малейшей детали. 

Перечислим ряд факторов, влияющих на правильную организацию конференции:

1.        Разработка программы конференции

2.        Выбор места проведения конференции

3.        Выбор конференц-зала, интерьер

4.        Наличие необходимого технического оборудования

5.        Меню кофе – брейков

6.        Подбор обслуживающего персонала

7.        Правильная рассадка и др.

Рассмотрим каждый фактор в отдельности.

1.  Программа оговаривается заранее, обсуждаются все детали, пожелания и сроки. Туристическое агентство «АПЕЛЬСИН» выделяет Вам персонального менеджера, который поможет Вам составить программу конференции и будет контролировать весь процесс подготовки.

2. От выбора места проведения мероприятия зависит очень многое. На данном этапе очень важно учитывать специфику деятельности компании и цель конференции. Мы предлагаем ряд стран и отелей на Ваше усмотрение, а также помогаем Вам в этом выборе.

3. Вместимость зала, интерьер, наличие или отсутствие звукоизоляционных перегородок – все эти и другие Ваши пожелания будут учитываться при выборе конференцзала.

4. Всем известны случаи, когда неправильно подобранное, непроверенное заранее техническое оборудование срывало встречи, мероприятия, портило общее впечатление от встречи. К сожалению, бывают непредвиденные случаи, но в большинстве своем - это следствие непрофессиональной организации. Необходимо свести до минимума даже вероятность возникновения такой ситуации.

5.  Меню кофе – брейков должно быть легким, но питательным, чтобы не отвлекать всех участников конференции от главной цели встречи. Меню оговаривается заранее.

6. Подбор обслуживающего персонала не займет много времени. Мы гарантируем высокий уровень hospitality.

7. При организации рассадки должны учитываться такие факторы, как цель конференции, ее особенности, количество и состав участников. Рассадка может быть в виде буквы «П», «Т», «О», полукругом и др.